Pourquoi le stock ne doit pas bouger au moment de la commande

Le stock compte ce qui est sur l'étagère

La règle tient en une phrase : le stock est la quantité qui se trouve réellement chez vous. Il augmente quand la marchandise entre, il baisse quand elle sort. Tout le reste, les promesses, les accords, les papiers, ne le fait pas bouger.

Cela paraît évident, et pourtant beaucoup de fichiers de stock font autre chose. On y retire les articles dès que le client dit oui, « pour ne pas les vendre deux fois ». L'intention est bonne. Le résultat, c'est un fichier qui ne dit plus ce qu'il y a dans le magasin.

Ce qui se passe quand on décompte à la commande

Prenons un grossiste en matériaux à Abidjan. Lundi, il a 40 portes en stock. Un entrepreneur en commande 30, à livrer dans trois semaines, quand son chantier sera prêt. Le magasinier retire aussitôt 30 portes du fichier : il en reste 10 à l'écran.

Mercredi, un autre client veut 15 portes, à emporter le jour même. Le fichier dit 10. Le vendeur refuse, ou propose un délai. Les 40 portes sont pourtant là, sous ses yeux, et le fournisseur en livre 50 autres la semaine suivante, bien avant la date promise à l'entrepreneur. Une vente est perdue à cause d'une rupture qui n'existait pas.

• De fausses ruptures : l'écran dit « épuisé » alors que l'étagère est pleine.
• Des réapprovisionnements trop tôt : vous recommandez au fournisseur sur la foi d'un chiffre trop bas, et l'argent dort dans l'entrepôt.
• Un inventaire qui ne tombe jamais juste : le jour du comptage, le fichier et l'étagère ne disent pas la même chose, et personne ne sait plus si l'écart vient d'un vol, d'une erreur ou d'une commande en attente.
• Des commandes annulées qui laissent des traces : le client se désiste, il faut penser à remettre les quantités. On oublie une fois sur trois.

Devis, commande, livraison, facture : ce que chacun veut dire pour le stock

Chaque document d'une vente dit quelque chose de différent. Un seul correspond à une sortie de marchandise.

Dans une vente au comptoir, tout arrive en même temps : le client paie, emporte l'article, et le stock baisse à l'instant. Mais dès qu'un délai sépare l'accord de la remise, c'est la remise qui compte. Pour l'ordre de ces documents, voyez notre guide devis, pro forma, facture.

Il en va de même à l'achat. Une commande passée à votre fournisseur n'ajoute rien à votre stock : c'est la réception, le jour où le camion décharge, qui le fait monter.

Savoir ce qui est promis, sans toucher au stock

La crainte de vendre deux fois la même marchandise est légitime. La bonne réponse n'est pas de fausser le stock, mais de regarder deux chiffres au lieu d'un.

• Le stock physique : ce qui est sur l'étagère aujourd'hui. Dans notre exemple, 40 portes.
• Ce qui est promis : les quantités des commandes acceptées et pas encore livrées. Ici, 30 portes pour dans trois semaines.
• Ce qui va arriver : les commandes passées au fournisseur et pas encore reçues. Ici, 50 portes la semaine prochaine.

Avec ces trois chiffres, le vendeur de mercredi répond sans hésiter : 40 portes en magasin, 30 promises pour plus tard, 50 qui arrivent avant. Il peut vendre ses 15 portes aujourd'hui.

Pas besoin d'un calcul savant. Il suffit que la liste des commandes en cours soit tenue à jour et consultable par celui qui vend, à côté du stock.

Les cas qui font hésiter

• L'acompte : le client a payé une avance. C'est de l'argent encaissé, à noter sur sa commande. La marchandise, elle, n'a pas bougé.
• La marchandise mise de côté : vous avez étiqueté dix cartons au nom du client dans un coin de l'entrepôt. Ils sont toujours chez vous, donc toujours en stock. Ils sortiront à la livraison.
• La livraison en plusieurs fois : chaque bon de livraison fait sortir ce qui est réellement parti ce jour-là, pas la commande entière.
• Le retour : le client rapporte un article. Le stock remonte quand l'article revient, et un avoir corrige la facture.
• La prestation : une pose, un transport, une réparation ne se stockent pas. Aucune quantité ne bouge.

Le jour de l'inventaire, tout se vérifie

L'intérêt de cette discipline apparaît le jour où l'on compte. Si le stock de votre fichier ne bouge qu'avec les entrées et les sorties réelles, il doit correspondre à ce que vous trouvez sur les étagères, et tout écart a une cause à chercher : casse, vol, erreur de saisie.

Ce comptage n'est pas facultatif. Dans les pays de l'OHADA, l'article 42 de l'Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière demande à chaque entité de recenser et d'évaluer ses biens à la clôture de chaque exercice. Autant que votre fichier parle la même langue que votre entrepôt. Pour la valeur à donner à ce stock, voyez le guide sur le coût moyen pondéré et le premier entré, premier sorti.

Et dans N Business OS ?

N Business OS suit cette logique. Un devis ou une commande ne décompte rien. Le stock baisse quand la marchandise est livrée, ou vendue à la caisse ; il monte à la réception d'un achat. Les prestations ne touchent jamais au stock, et un avoir peut remettre en stock ce que le client rapporte.

Vos commandes en cours restent visibles dans leur module, à côté des quantités en magasin et des alertes de rupture. À voir : la gestion de stock, la gestion commerciale et le logiciel pour grossistes.

Questions fréquentes

Sources

• OHADA, Acte uniforme relatif au droit comptable et à l'information financière (26 janvier 2017), article 42 sur l'inventaire

Cet article donne des repères généraux et ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable ou de l'administration fiscale. Les règles changent : vérifiez-les à la source avant de décider.