Devis, pro forma, facture : lequel envoyer, et à quel moment

Trois documents, trois moments de la vente

Une vente ne se fait pas d'un coup. On propose, le client se décide, on livre, on réclame son dû. À chaque étape correspond un papier, et chacun répond à une question différente.

Ce guide parle de gestion : à quoi sert chaque document dans la vie de votre entreprise. Il ne dit pas ce que vaut un devis signé devant un tribunal, ni combien de temps il vous engage. Nous n'avons trouvé aucun texte ouest-africain qui tranche ces points de façon simple, et les explications qu'on lit en ligne décrivent presque toutes le droit d'autres pays. Pour un marché important, faites relire vos conditions par un juriste.

Le devis : votre proposition chiffrée

Le devis est une offre. Il dit ce que vous proposez, à quel prix et à quelles conditions. Un menuisier de Yopougon qui chiffre une cuisine, un imprimeur qui chiffre cinq cents cartes de visite : tant que le client n'a pas dit oui, rien n'est vendu.

Un bon devis ne laisse pas de place à la discussion après coup. On y met :

• Le détail de ce qui est proposé : articles ou prestations, quantités, prix unitaires
• Ce qui n'est pas compris : la pose, le transport, les finitions, si c'est le cas
• Le délai de livraison ou de réalisation
• Les conditions de paiement : acompte à la commande, solde à la livraison
• La date jusqu'à laquelle votre prix tient : c'est vous qui la fixez, en fonction de vos propres prix d'achat. Sans date, vous risquez qu'un client revienne six mois plus tard avec un tarif que vous ne pouvez plus tenir.

Gardez une trace écrite de l'accord du client : un devis signé, un message, un bon de commande. C'est une question de bonne gestion avant d'être une question de droit : le jour où un désaccord survient, vous voulez pouvoir montrer ce qui avait été convenu.

La pro forma : la facture d'avant la vente

Une facture pro forma a la présentation d'une facture, mais elle arrive avant la vente. On la demande quand votre client a besoin d'un document chiffré pour avancer de son côté : obtenir un accord de sa direction, monter un dossier auprès de sa banque, faire émettre un bon de commande par un service des achats, préparer une importation.

Dans la pratique, la différence avec le devis tient surtout à l'usage. Le devis sert à convaincre et à négocier. La pro forma sert à un client déjà décidé, qui doit faire valider la dépense par quelqu'un d'autre.

En Côte d'Ivoire, les textes sur la facture normalisée électronique la prennent en compte : l'article 5 de l'arrêté du 9 mai 2025 prévoit pour la pro forma une numérotation propre, faite de la lettre « P », du numéro de compte contribuable de l'entreprise, de l'année et d'une séquence annuelle ininterrompue. Retenez-en au moins une habitude : numérotez vos pro forma à part, dans leur propre suite, et jamais dans celle de vos factures.

La facture : la vente est faite

La facture arrive quand la vente est faite. Elle dit ce que le client vous doit, et c'est elle que votre comptabilité enregistre. C'est aussi un document que l'administration fiscale encadre : ses mentions sont fixées par les textes. Nous les détaillons dans le guide sur les mentions obligatoires d'une facture.

Deux réflexes à prendre. D'abord, une facture émise ne se corrige pas à la main : si vous vous êtes trompé, vous émettez un avoir qui la corrige, et les deux documents restent dans vos archives. Ensuite, une facture n'est pas terminée quand elle est envoyée, mais quand elle est payée. Notez chaque règlement en face de sa facture.

Dans quel ordre ils se suivent

Dans une vente complète, les documents s'enchaînent ainsi :

• Le devis : vous proposez. Le client négocie, vous corrigez, il accepte.
• La pro forma, si le client en a besoin pour sa banque ou sa direction.
• La commande : l'accord est pris, vous savez ce que vous devez livrer.
• Le bon de livraison : la marchandise est remise, le client signe.
• La facture : vous réclamez le paiement.
• L'encaissement : acompte, solde, chaque règlement est noté sur la facture.

Toutes les ventes ne passent pas par toutes les étapes. Au comptoir d'une quincaillerie, le client paie et repart avec son ticket. Pour un chantier ou une commande sur mesure, au contraire, chaque étape compte, parce que plusieurs semaines séparent l'accord de la livraison.

Les erreurs les plus fréquentes

• Envoyer une facture à la place d'un devis : vous vous retrouvez avec une facture dans vos comptes pour une vente qui ne se fera peut-être jamais, et il faudra l'annuler par un avoir.
• Refaire le document à chaque étape : recopier le devis dans la facture, c'est l'occasion d'une erreur de prix ou de quantité. Le devis accepté doit devenir la facture, sans ressaisie.
• Mélanger les numéros : une suite pour les devis, une pour les pro forma, une pour les factures.
• Oublier l'acompte : un acompte encaissé à la commande doit venir en déduction sur la facture finale. Sinon, vous réclamez deux fois la même somme, ou vous l'oubliez.
• Laisser un devis sans réponse : un devis envoyé se relance. Notez la date d'envoi et celle à laquelle vous rappellerez.

Et dans N Business OS ?

Dans N Business OS, les documents se suivent sans ressaisie : le devis accepté devient une commande, puis une livraison avec son bon sans prix, puis une facture. Les factures pro forma ont leur propre module, avec des pièces jointes. Un acompte encaissé à la commande est reporté sur la facture.

Pour voir comment cela se passe à l'écran : devis et factures, le logiciel de facturation et la gestion commerciale.

Questions fréquentes

Sources

• Arrêté n° 0337/MFB/DGI/DLCD/SDL du 9 mai 2025, article 5 (numérotation des factures, avoirs et pro forma)

Cet article donne des repères généraux et ne remplace pas l'avis d'un expert-comptable ou de l'administration fiscale. Les règles changent : vérifiez-les à la source avant de décider.